L’obligatorietat del registre de la jornada laboral

Amb efecte des del 12 de maig de 2019, s’ha modificat l’Estatut dels Treballadors per establir l’obligació empresarial de garantir el registre diari de jornada de tota la seva plantilla, incloent-hi la dels contractats a jornada completa. El registre horari s’aplica a tots els treballadors, al marge de la seva categoria o grup professional, en tots els sectors d’activitat i en totes les empreses, sigui quina sigui la seva mida o com organitzi la feina. No obstant això, hi ha algunes peculiaritats o excepcions, com per exemple les relacions laborals de caràcter especial. Concretament, queda completament exclòs de l’aplicació de la norma el personal d’alta direcció.

El Reial decret-llei 8/2019 ha modificat l’Estatut dels Treballadors amb efectes des del 12 de maig de 2019, per establir l’obligació empresarial de garantir el registre diari de jornada de tota la seva plantilla, incloent-hi la dels contractats a jornada completa. El registre horari s’aplica a tots els treballadors, al marge de la seva categoria o grup professional, en tots els sectors d’activitat i en totes les empreses, sigui quina sigui la seva mida o la manera d’organitzar la feina.

No obstant això, hi ha algunes peculiaritats o excepcions, com per exemple les relacions laborals de caràcter especial. En aquest cas, s’haurà de seguir el que s’estableix en la normativa específica i atendre tant la forma i extensió amb què estigui regulada la jornada de treball com les regles de supletorietat establertes en cada cas. El personal de direcció queda totalment exclòs de l’aplicació de la norma.

Posteriorment, i davant dels nombrosos dubtes que han sorgit respecte a aquesta nova obligació, s’ha publicat una guia sobre el registre de jornada de l’INSS i el Criteri Tècnic 101/2019 sobre l’actuació de la Inspecció de Treball i la Seguretat Social en matèria de registre de jornada de l’ITSS, tots dos impulsats pel Ministeri de Treball i no sempre coincidents en totes les seves consideracions. D’aquestes consideracions n’extraurem les idees bàsiques a què us haureu d’atenir, i per això hem fet una llista de les qüestions, dubtes i/o preguntes més candents:

• Obligatorietat: La norma és clara, ja que utilitza l’imperatiu quan ens diu que l’empresa “garantirà” —i per això no hi ha dubte— que l’administració d’un registre de jornada és obligatori per a l’empresari, cosa que es desprèn no només de la norma, sinó també de l’apartat V de l’exposició de motius, i de la Sentència del TJUE del 14 de maig de 2019.
• El que s’ha de registrar: S’ha de registrar la jornada —assenyalar l’inici i el final—, però no les interrupcions que no tinguin el caràcter de temps de treball efectiu. Ara bé, que no sigui obligatori registrar aquestes interrupcions no vol dir que no sigui recomanable fer-ho, encara que només sigui per després poder tenir constància d’un temps que queda fora del còmput. En cas que aquest temps, que ha de quedar fora del còmput, no quedi registrat, s’estaria admetent implícitament que tota l’estona entre l’inici i el final de la jornada, s’hauria de computar com a jornada efectiva.
• En quin moment s’ha de procedir al registre: El registre ha de ser diari, segons s’afirma en la norma de manera explícita, però, a més, perquè sigui realista, s’ha d’emplenar cada dia, i no és acceptable de cap manera que s’empleni de manera anticipada.
• Condicions de conservació: No s’estableix una forma concreta per al registre. La forma de conservació pot ser en paper o en un sistema telemàtic o electrònic, de manera que es garanteixi que el registre no es pugui modificar. En cada empresa s’haurà de decidir partint del sistema que s’hagi escollit per establir-lo.
• Accés i disponibilitat de les dades de registre: La regulació preveu que el registre de jornada hagi de ser accessible i immodificable per part de les persones que hi accedeixin, cosa que té rellevància, ja que per aquests motius el registre haurà d’estar disponible al centre de treball, i per tant, a disposició no només de l’empleat, o de la representació legal dels treballadors, sinó també de la Inspecció de treball. Alhora, la disponibilitat perquè els treballadors el puguin consultar en qualsevol moment exclou la necessitat o el deure de lliurar-lo a cap treballador, i també exclou el deure per part de l’empresa de portar un sistema de totalització d’hores.
• Temps de conservació: La regulació estableix amb claredat el temps durant el qual s’hauran de conservar les dades del registre: quatre anys. Durant aquest període de temps les dades hauran d’estar a disposició no només dels treballadors sinó també de la seva representació legal, així com de la Inspecció de Treball i de la Seguretat Social.
• Absència d’un sistema o un mode de registre concret fixat normativament: Aquesta qüestió no queda resolta ni normativament ni per part de l’INSS o de l’ITSS, és a dir, el sistema que es faci servir es deixa obert, cosa que dona marge perquè cada empresa triï el mètode. S’opta per deixar oberta aquesta possibilitat, però s’exigeix que el sistema o mètode escollit garanteixi la possibilitat de complir el conjunt d’exigències a les quals ens estem referint, i que almenys han de ser les següents:
• És imprescindible que el sistema garanteixi la fiabilitat i la veracitat de les dades que registra.
• Ha de garantir l’accessibilitat.
• Ha de ser un sistema en el qual les dades no es puguin alterar.
• I, alhora, el sistema ha de poder respectar les exigències de la normativa sobre protecció de dades.
• Manera com s’ha d’establir: La regulació admet diverses maneres per implementar-lo, que depenen de les possibilitats de l’empresa. La idea bàsica és que l’empresa ha de negociar amb la representació dels treballadors, però deixa obertes altres possibilitats, ja que si la negociació col·lectiva no donés resultat, s’admetria l’acord de l’empresa, o si escau, la decisió de l’empresari, prèvia consulta amb la representació legal dels treballadors. Lògicament, es faci com es faci, és recomanable que l’actuació (la negociació, l’acord o la consulta) es reculli en actes per tal de poder-la acreditar.

L’incompliment d’aquestes obligacions es considera una infracció greu. Això podria implicar que se’n derivés una proposta de sanció amb causa tant en la no-instauració del registre de jornada, com en un incompliment referit a la conservació de les dades del registre, o a la participació dels representants legals dels treballadors en la seva confecció. Recordem que la sanció derivada d’una infracció greu en matèria de relacions laborals i ocupació podria ser sancionada amb una multa d’entre 626 € i 6.250 €.

Un últim consell.
La millor garantia per evitar sorpreses i complir la normativa vigent és deixar-se assessorar per un professional degudament qualificat i que pertanyi a un col·legi professional o associació professional de reconegut prestigi.