Un pressupost és una eina essencial perquè una empresa pugui gestionar millor els seus recursos i, d'aquesta manera, assolir els seus objectius. A més, és possible que permeti anticipar possibles necessitats que tindrà la companyia, i així reduir possibles riscos. A continuació, expliquem en què consisteix un pressupost empresarial i com elaborar-lo segons les necessitats de cada negoci.
Què és un pressupost i per què és important?
La gestió comptable d'una companyia és una de les tasques més importants, ja que permet dur a terme una planificació financera que estigui alineada amb els objectius estratègics que s'hagin fixat. Entre les diferents eines de gestió i planificació financera que existeixen, una de les més rellevants és el pressupost empresarial.
Un pressupost és un dels pilars fonamentals de la comptabilitat empresarial i permet establir projeccions de creixement per a una empresa, quantificar i avaluar els seus recursos i fixar les prioritats per a garantir una adequada rendibilitat econòmica a mitjà i llarg termini.
Entre els principals elements que inclou un pressupost hi ha:
- Una estimació dels ingressos de l'empresa.
- Una previsió de les despeses així com el cost de potencials imprevistos i altres riscos financers.
- Objectius de benefici i d'estalvi.
- Indicadors clau, com el retorn sobre la inversió (ROI) o el punt d'equilibri, que és el punt en què els ingressos i les despeses s'equiparen.
Entre els objectius principals d'un pressupost empresarial, destaquen:
- Estimar els recursos dels quals es disposa així com la necessitat que hi ha de cobrir uns altres.
- Garantir un millor control de les despeses.
- Identificar les necessitats de finançament i d’inversió de la companyia.
- Reduir la incertesa i el risc inherents a l'activitat empresarial.
- Mesurar l'eficiència i operativitat de cada departament de l'organització mitjançant ràtios financeres.
- Afavorir una millor adaptació de la companyia als canvis en el mercat i a imprevistos potencials.
Com fer un pressupost pas a pas
Un pressupost empresarial ha de basar-se en un treball previ d'anàlisi financera de la companyia. En aquesta anàlisi cal avaluar l'històric dels resultats financers anteriors de l'entitat, analitzar la situació d'altres competidors en el seu mercat de referència i tenir en compte els principals factors macroeconòmics que poden tenir una incidència en l'empresa.
Amb tota aquesta informació, és possible elaborar un pressupost seguint aquests passos:
- Programa de càlcul. Cal triar un programa o una app de comptabilitat per a abocar-hi les dades. Tradicionalment, s'ha utilitzat Microsoft Excel, encara que actualment existeixen diferents alternatives que es poden considerar.
- Crear una taula. El primer pas per a elaborar el pressupost és fixar en una taula diferents apartats, com són els costos, els ingressos i una columna resum. Dins de cada apartat, cal establir tres subapartats, en el qual es reflecteixi la quantitat estimada, la real i la diferència entre totes dues:
- Costos. Són totes les sortides de recursos econòmics de l'empresa. És important establir diferents grups dins dels costos. Els més habituals són els costos operatius (relacionats directament amb la producció i venda dels béns i serveis de l'empresa, com ara la llum, el lloguer de l'oficina o els enviaments), les nòmines i altres costos, no directament relacionats amb l'activitat de l'empresa, com són les despeses d'alimentació o les fotocòpies.
- Ingressos. En els ingressos operatius es detallen tots aquells relacionats amb la venda dels productes o serveis de l'empresa; en els ingressos no operatius s'especifiquen els no relacionats amb la venda d'aquests béns, com són les inversions financeres o els diners que s'ingressen en el compte bancari per a empreses per qualsevol rendibilitat obtinguda.
- Afegir la informació i comparar els resultats. Sobre els ingressos i els costos cal incorporar les dades estimades i les dades reals:
- Dades estimades. Una vegada preparada la taula, cal emplenar, en primer lloc, els ingressos i els costos que s'estima que hi pugui haver. Tots els ingressos tindran una suma determinada igual que els costos. Finalment, cal restar els costos estimats dels ingressos estimats. D'aquesta manera, es pot conèixer els guanys bruts estimats per a la companyia.
- Dades reals. Al llarg del període analitzat, cal anar emplenant les dades reals que es vagin obtenint, tant d'ingressos com de despeses. Al final del període, s'hauran de sumar els costos reals i els ingressos reals. A continuació, es resten els ingressos reals dels costos reals per a obtenir els guanys nets.
- Resultat. A la columna de resum, es restarà el resultat real del previst per a conèixer el grau de versemblança dels costos i ingressos planejats respecte al resultat real final.
- Recomanacions i conclusions. El director financer ha d'incloure un apartat final amb les principals recomanacions després de comparar els resultats estimats i reals obtinguts. Per tal de millorar l'eficiència en pressupostos futurs, els responsables de l'empresa han de valorar aquests suggeriments.
Exemple pràctic d'un pressupost empresarial
Una empresa té els següents costos estimats o planejats:
Costos operatius: 10.000 €
Sous: 4.500 €
Altres costos: 1.000 €
Total de costos estimats: 15.500 €
Quant als ingressos estimats:
Ingressos operatius: 15.500 €
Ingressos no operatius: 4.800 €
Total d’ingressos estimats: 20.300 €
Els guanys bruts són de 4.800 €.
Finalment, els costos reals són:
Costos operatius: 12.000 €
Sous: 5.000 €
Altres costos: 1.500 €
Total de costos reals: 18.500 €
Per l'altra banda, els ingressos reals són:
Ingressos operatius: 16.000 €
Ingressos no operatius: 4.000 €
Total d’ingressos estimats: 20.000 €
Els guanys nets són de 1.500 €.
Això vol dir que hi ha hagut una desviació de 3.300 € entre els guanys bruts estimats i els guanys reals. Així doncs, caldrà redistribuir certs recursos en l'empresa per a aconseguir que, en pròxims pressupostos, es redueixi aquesta desviació. És a dir, caldrà analitzar en quines fases de la producció o en quins departaments és adequat implementar canvis en la dotació de recursos per a aconseguir el resultat financer desitjat.
Consells per a optimitzar el teu pressupost
Existeixen una sèrie de recomanacions per a optimitzar el màxim possible un pressupost empresarial, com són:
- Enfocar-se en els resultats. Tenir en compte els objectius estratègics de l'organització a l'hora de realitzar un pressupost permet avaluar amb més realisme els recursos que existeixen.
- Compromís i col·laboració. És fonamental que, en l'elaboració d'un pressupost, el director financer involucri la resta de persones i equips de la companyia. D'aquesta manera, les conclusions seran més realistes i es podran prendre decisions que tinguin un major impacte positiu.
- Anàlisis segmentades. Sempre que sigui possible, és important avaluar les despeses per cada àrea o departament de l'empresa. D'aquesta manera, és possible fer una millor redistribució dels recursos per a aconseguir una major eficiència operativa.
- Basar-se en un cronograma. Planificar l'elaboració d'un pressupost permet organitzar la seva presa en consideració per al conjunt d'àrees de l'organització i permet que tothom rebin la informació sobre les conclusions al mateix temps.
Un pressupost, tant si és per a una empresa com si és per a una família, afavoreix una millor gestió de les despeses diàries i és una eina clau per a optimitzar la gestió financera. Recorda que a Banc Sabadell pots accedir a una àmplia gamma de serveis per a empreses i autònoms.
Fotografia de Freepik