Un presupuesto es una herramienta esencial para que una empresa pueda gestionar mejor sus recursos y, de este modo, cumplir sus objetivos. Además, es posible que permita anticipar posibles necesidades que vaya a tener la compañía, reduciendo así posibles riesgos. A continuación, explicamos en qué consiste un presupuesto empresarial y cómo elaborarlo según las necesidades de cada negocio.
¿Qué es un presupuesto y por qué es importante?
La gestión contable de una compañía es una de las tareas más importantes ya que permite llevar a cabo una planificación financiera que esté alineada con los objetivos estratégicos que se hayan fijado. Entre las diferentes herramientas de gestión y planificación financiera que existen, una de las más relevantes es el presupuesto empresarial.
Un presupuesto es uno de los pilares fundamentales de la contabilidad empresarial y permite establecer proyecciones de crecimiento para una empresa, cuantificar y evaluar sus recursos y fijar las prioridades de cara a garantizar una adecuada rentabilidad económica para el medio y el largo plazo.
Entre los principales elementos que contiene un presupuesto se encuentran:
- Una estimación de los ingresos de la empresa.
- Una previsión de los gastos así como el coste de potenciales imprevistos y otros riesgos financieros.
- Objetivos de beneficio y de ahorro.
- Indicadores clave, como el retorno sobre la inversión (ROI) o el punto de equilibrio, que es aquel en el que los ingresos y los gastos se equiparan.
Entre los principales objetivos de un presupuesto empresarial, destacan:
- Estimar los recursos de los que dispone así como la necesidad que hay de cubrir otros.
- Garantizar un mejor control de los gastos.
- Identificar las necesidades de financiación y de inversión de la compañía.
- Reducir la incertidumbre y el riesgo inherentes a la actividad empresarial.
- Medir la eficiencia y operatividad de cada departamento de la organización a través de ratios financieros.
- Favorecer una mejor adaptación de la compañía a los cambios en el mercado y a la llegada de potenciales imprevistos.
Cómo hacer un presupuesto paso a paso
Un presupuesto empresarial debe basarse en un trabajo previo de análisis financiero de la compañía. En este análisis hay que evaluar el histórico de los resultados financieros anteriores de la entidad, analizar la situación de otros competidores en su mercado de referencia y tener en cuenta los principales factores macroeconómicos que pueden tener una incidencia en la empresa.
Con toda esta información, es posible construir un presupuesto siguiendo estos pasos:
- Programa de cálculo. Hay que escoger un programa o una app de contabilidad para volcar los datos. Tradicionalmente, se ha solido utilizar el Microsoft Excel, aunque existen distintas alternativas en la actualidad que se pueden considerar.
- Crear una tabla. El primer paso para elaborar el presupuesto es fijar en una tabla diferentes apartados, como los costes, los ingresos y una columna resumen. Dentro de cada uno de ellos hay que, a su vez, establecer tres subapartados, en el que se refleje la cantidad estimada, la real y la diferencia entre ambas:
- Costes. Son todas las salidas de recursos económicos de la empresa. Es importante establecer distintos grupos dentro de los costes. Los más habituales son los costes operativos (relacionados directamente con la producción y la venta de los bienes y servicios de la empresa, como la luz, el alquiler de la oficina o los envíos), las nóminas, y otros costes, no directamente relacionados con la actividad de la empresa, como los gastos de alimentación o las fotocopias.
- Ingresos. En los ingresos operativos se detallan todos aquellos relacionados con la venta de los productos o servicios de la empresa; en los ingresos no operativos se sitúan los no relacionados con la venta de estos bienes, como las inversiones financieras o el dinero que se ingresa en la cuenta bancaria para empresas por cualquier rentabilidad obtenida.
- Añadir la información y comparar resultados. Sobre los ingresos y los costes hay que incorporar los datos estimados y los datos reales:
- Datos estimados. Una vez preparada la tabla hay que rellenar en primer lugar los ingresos y los costes que se estima que puede haber. Todos los ingresos tendrán una suma determinada al igual que los costes. Finalmente, hay que restar los costes estimados a los ingresos estimados. De este modo, se podrá conocer la ganancia bruta estimada para la compañía.
- Datos reales. A lo largo del periodo analizado habrá que ir rellenando los datos reales que se vayan obteniendo, tanto en los ingresos como en los gastos. Al final del periodo, se tendrán que sumar los costes reales y los ingresos reales. A continuación, habrá que restar los ingresos reales de los costes reales para obtener la ganancia neta.
- Resultado. En la columna de resumen, habrá que restar entre el resultado real y el planeado para conocer el grado de verosimilitud de los costes e ingresos planeados con respecto al resultado real final.
- Recomendaciones y conclusiones. El director financiero debe incluir un apartado final con las principales recomendaciones tras comparar los resultados estimados y reales obtenidos. Estas sugerencias deberán ser valoradas por los responsables de la empresa de cara a mejorar la eficiencia en futuros presupuestos.
Ejemplo práctico de un presupuesto empresarial
Una empresa tiene los siguientes costes estimados o planeados:
Costes operativos: 10.000 €
Sueldos: 4.500 €
Otros costes: 1.000 €
Total de costes estimados: 15.500 €
En cuanto a sus ingresos estimados son:
Ingresos operativos: 15.500 €
Ingresos no operativos: 4.800 €
Total de ingresos estimados: 20.300 €
Su ganancia bruta fue de 4.800 €.
Finalmente, sus costes reales fueron:
Costes operativos: 12.000 €
Sueldos: 5.000 €
Otros costes: 1.500 €
Total de costes reales: 18.500 €
Por su parte, los ingresos reales fueron:
Ingresos operativos: 16.000 €
Ingresos no operativos: 4.000 €
Total de ingresos estimados: 20.000 €
Su ganancia neta fue de 1.500 €.
Esto quiere decir que hubo una desviación de 3.300 € entre la ganancia bruta estimada de la ganancia real. De este modo, habrá que redistribuir ciertos recursos en la empresa para conseguir que, en próximos presupuestos, se reduzca esta desviación. Es decir, habrá que analizar en qué fases de la producción o en qué departamentos será adecuado implementar cambios en la dotación de recursos para alcanzar el resultado financiero deseado.
Consejos para optimizar tu presupuesto
Existen una serie de recomendaciones para optimizar el máximo posible un presupuesto empresarial, como son:
- Enfocarse en los resultados. Tener en cuenta los objetivos estratégicos de la organización a la hora de realizar un presupuesto permite evaluar con mayor realismo los recursos que existen.
- Compromiso y colaboración. Es fundamental que, en la elaboración de un presupuesto, el director financiero involucre al resto de personas y equipos de la compañía. De este modo, las conclusiones serán más realistas y se podrán tomar decisiones que tengan un mayor impacto positivo.
- Análisis segmentados. Siempre que resulte posible, es importante evaluar los gastos por cada área o departamento de la empresa. De esta manera, será posible realizar una mejor redistribución de los recursos para lograr una mayor eficiencia operativa.
- Apoyarse en un cronograma. Planificar la elaboración de un presupuesto permite organizar su toma en consideración para el conjunto de áreas de la organización y permitirá que todos reciban la información sobre sus conclusiones al mismo tiempo.
Un presupuesto, tanto orientado a una empresa como a una familia, favorece una mejor gestión de los gastos diarios y es una herramienta clave para optimizar la gestión financiera. Recuerda que en Banco Sabadell puedes acceder a una amplia gama de servicios para empresas y autónomos.
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