Mejorar las soluciones de cobro y de pago de una pyme

El flujo de caja es clave para el éxito de cualquier empresa. Cada vez existe un mayor número de entidades, como las gestorías digitales, que consiguen un mejor desempeño de la tesorería, simplificando procesos y profesionalizando su administración

Llevar a cabo una adecuada previsión y control de la tesorería es un elemento fundamental para lograr la viabilidad de un plan de negocio. Algo especialmente complicado en el caso de las pequeñas y medianas empresas (pymes), cuyos recursos suelen ser más limitados, y que, en el caso de España, suponen el 99,8% del tejido empresarial nacional. 

Una gestión eficiente de los cobros y pagos es clave para mantener la liquidez y asegurar el correcto funcionamiento de una pyme. En casos donde se necesite financiación adicional, es posible considerar préstamos y créditos como una solución complementaria. Para analizar la tesorería, se suele recurrir al seguimiento de dos parámetros: la liquidez, que es el efectivo con el que se puede contar a corto plazo para atender pagos con carácter inmediato; y la solvencia, que es la capacidad de una compañía para poder hacer frente a sus deudas. 

De acuerdo al Barómetro Pymes de la Confederación Española de la Pequeña y Mediana Empresa (CEPYME), dos de cada tres compañías del país necesitaron liquidez durante el último trimestre de 2020, debido, sobre todo, a que sufrieron una caída promedio de sus ventas superior al 75% con respecto al año anterior. Esta situación compromete seriamente la tesorería de muchas de ellas, en especial de aquellas que no habían  previsto soluciones para optimizar sus medios de cobro y de pago, y que no contemplaron distintos escenarios de ingresos y de estructuras de costes, lo que les otorgó una menor capacidad de anticipación ante la evolución de la crisis económica.

Tecnología y previsión 

Para mejorar la eficiencia financiera y la rentabilidad, es fundamental implementar soluciones tecnológicas que optimicen los procesos de cobro y pago. Además, es recomendable trabajar en la mejora de la gestión financiera de tu empresa para asegurar un manejo más efectivo de los recursos.

Por otra parte, cualquier empresa, con independencia de su tamaño, puede mejorar sus mecanismos de gestión de la tesorería. Por ejemplo, es posible ejercer un mayor control sobre el cliente insolvente, es decir, aquel que no pague o que dilate excesivamente en el tiempo los abonos. Gestionar este riesgo comercial implica blindar con él las condiciones de pago desde el inicio de la relación, incluyendo acciones como la apertura de una línea de crédito o la concreción de un seguro de crédito que satisfará, llegado el caso, parte de las pérdidas ocasionadas por los impagos.

 Otro tipo de soluciones prácticas van desde el aumento del tiempo (dentro de la legalidad) de los pagos a terceros, como los proveedores, hasta el envío más rápido de facturas a los clientes, de modo que los plazos de abono se reduzcan. En estos hitos es importante controlar de manera permanente el ciclo de caja, que marca la relación entre los pagos y los cobros, o, lo que es lo mismo, el periodo que transcurre entre que una empresa recibe los ingresos de sus clientes y satisface sus compromisos con los proveedores. Un ciclo de caja corto significa más liquidez a disposición de la entidad y un menor tiempo de permanencia del dinero inmovilizado. 

Desde un plano organizativo, otra posibilidad es la de contar con dos profesionales implicados en la contabilidad de la compañía: un controller financiero, que ejerce tareas de supervisión de la gestión diaria relacionada con los pagos y los cobros; y un director financiero que se dedica a extraer información de valor sobre la operativa contable, de cara a mejorar en el futuro la gestión del circulante o para implementar cambios en las relaciones comerciales.

 Cada vez existe un mayor número de herramientas y de soluciones digitales que permite automatizar los diferentes procesos contables. Bajo el prisma de simplificar tareas administrativas y aumentar la productividad, hay todo un abanico de posibilidades en banca online, en programas informáticos de gestión, en apps en la nube o en el control de las facturas electrónicas. Hasta existen algunas que facilitan la tarea de poder fijar coberturas para protegerse ante las operaciones en divisas diferentes al euro y que, de no tenerse en cuenta, pueden tener un alto coste financiero para cualquier empresa. 

Apoyarse en una gestoría digital

A pesar de llevar a cabo revisiones periódicas de la tesorería, lo más adecuado para una gestión eficiente es que la compañía recurra al apoyo de entidades especializadas, como las gestorías digitales, que permiten poner en marcha soluciones de cobro y de pago adaptadas a la realidad empresarial. 

Estas firmas ofrecen su expertise en el diseño e implementación de soluciones para, por ejemplo, la domiciliación de adeudos, para el uso de los Terminales punto de venta (TPV) y de cobro a distancia mediante sistemas como la tarjeta de crédito o transferencias como Bizum, para el pago de nóminas a los empleados (incluyendo un servicio de abono anticipado), o para la concreción de pólizas y créditos a tipos muy competitivos y que dan la opción de poder fraccionar el pago de impuestos. Y, todo ello, mientras ponen a disposición de las empresas profesionales especializados para solucionar cualquier duda o incidencia. 

Es decir, que no solo fomentan una mejor gestión de los pagos para conseguir una mejor tesorería sino que trabajan intensamente en optimizar los ingresos, por ejemplo, creando procedimientos para el tratamiento de los impagados (como los créditos de dudoso cobro) u ofreciendo distintos métodos, como el pago a plazos, dando ventajas a quienes se anticipan a la fecha de vencimiento o fomentando el uso de sistemas de pago electrónico, que automatizan y facilitan los procesos.