Dar los primeros pasos como autónomo puede traer consigo bastante dudas. Entre las primeras incógnitas que suelen aparecer se encuentra la de cómo hacer la primera factura como profesional autónomo. Hay más de un tipo de factura según su objetivo, desde rectificativas hasta recapitulativas, aunque la más habitual es la factura ordinaria. A continuación, explicamos cómo hacer una factura y qué requisitos se deben cumplir para poder facturar como autónomo.
Requisitos para emitir facturas como autónomo
Antes de emitir una primera factura como autónomo, hay que tener en cuenta que no cualquier persona puede hacerlo. El trabajador por cuenta propia debe cumplir una serie de requisitos para empezar a facturar y poder recibir los pagos en su cuenta bancaria para autónomos.
El principal requisito para poder emitir facturas como autónomo es estar dado de alta como tal en la Agencia Tributaria, lo que servirá para contar con un Número de Identificación Fiscal (NIF). Además, si la actividad económica está sujeta al Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA), el autónomo necesitará también un número de IVA intracomunitario.
Contenido de una factura de autónomo
Para que una factura sea válida, ésta debe contener determinada información relativa al propio trabajador por cuenta propia y a su cliente.
Esta es la información que debe incluir una primera factura como autónomo:
- Datos. Hay que añadir algunos datos del emisor, como su nombre y apellidos, el NIF o Documento Nacional de Identidad (DNI) y la dirección fiscal.
- Datos del cliente. Incluir información del cliente que va a pagar, como su CIF o NIF, dependiendo de si es una empresa u otro autónomo, nombre y dirección fiscal.
- Número de factura y serie. Es obligatorio numerar las facturas dentro del año fiscal. Además, es posible crear diferentes series por modelo de factura o tipo de operación, aunque lo más habitual es contar con una sola serie.
- Fecha de facturación. La fecha de facturación facilita la búsqueda de facturas cuando es necesario y permite reclamar si no se han pagado dentro del plazo.
- Concepto e importe de la operación. Hay que describir el trabajo realizado o el producto que se ha vendido con el número de unidades. También hay que incluir el importe unitario de la operación.
- Impuesto sobre el Valor Añadido. La mayoría de productos y servicios incluyen IVA. El tipo de IVA depende de la operación. Es necesario indicar ese tipo de IVA y su cuantía de forma explícita en la factura.
- Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF). Las retenciones de IRPF son un adelanto a Hacienda como previsión de lo que después se deberá pagar en la declaración de la renta. La retención de IRPF para nuevos autónomos es del 7% durante los primeros 18 meses y del 15% a partir de ese momento. El cálculo de la retención se realiza sobre el importe de la operación sin sumar el IVA.
- Importe total. El importe total es la cantidad neta que se recibirá, es decir, el dinero que llegará a la cuenta corriente del cobrador. Se calcula sobre la base imponible restando la retención por un lado y sumando el IVA por otro.
- Forma de pago. Lo más normal es que la forma de pago sea por transferencia, para lo que hay que indicar el número de cuenta como autónomo. En este sentido, es recomendable disponer de una cuenta bancaria para las gestiones como autónomo y otra cuenta bancaria para los gastos personales del día a día.
¿Qué formato debe tener una factura de autónomo?
Por regla general, cada plataforma de facturación y cada autónomo tiene su propia plantilla para hacer facturas. Los datos a incluir nunca cambian, pero sí puede hacerlo ligeramente el formato. Lo más habitual es que los datos del emisor aparezcan en primer lugar, seguidos de los del cliente en un apartado separado.
En cualquier caso, a partir de 2026 se añadirá un nuevo requisito clave en las facturas que un autónomo emita a una empresa, y es que deberán ser facturas electrónicas. Todas las facturas electrónicas deberán realizarse en un formato estructurado aceptado por la Administración y traerán consigo nuevas obligaciones para el autónomo, como tener que informar sobre los plazos de pago a los proveedores.