Factura electrònica per a autònoms i empreses, és obligatòria?

La factura electrònica serà obligatòria per a autònoms i empreses a Espanya, segons el que estableix la Llei crea i creix, aprovada el 2022. Així i tot, la seva aplicació està encara pendent de la publicació del reglament que detallarà els terminis i els requisits específics per a la implementació. A continuació, expliquem què és la factura electrònica, quan serà obligatòria i què han de fer els autònoms i les empreses per adaptar-se a aquest canvi.

Què és la factura electrònica?

Una factura electrònica és un document electrònic que substitueix la factura en paper i compta amb el consentiment del destinatari per a l'emissió i la recepció. Està regulada a Espanya pel Reial decret 1619/2012, que estableix els requisits legals i fiscals per al seu ús. 

Existeixen dos tipus de factures electròniques, segons el format en què es presenten: 

• Factura amb informació estructurada. Organitza les dades en files i columnes, fet que en facilita el processament automàtic mitjançant un software de gestió. 
• Factura sense informació estructurada. Es presenta en format PDF, fet que n'impedeix el processament automatitzat sense eines addicionals. 

Actualment, la llei permet l’ús d’ambdues, sempre que es puguin enviar per mitjans digitals a un tercer, sigui el receptor de la factura o l’Administració.

Elements d’una factura electrònica

Una factura electrònica ha de comptar amb els elements següents:

• Número de factura. És l’identificador del document. Ha de ser únic i emetre’s de manera consecutiva sense saltar-se’n cap de la sèrie.
• Data d’expedició.
• Nom, cognoms, raó o denominació social de l’emissor i el receptor de la factura.
• Número d'identificació fiscal (NIF) de l’emissor i del receptor de la factura.
• Domicili fiscal de l’emissor i del receptor.
• Descripció del servei o treball realitzat o els béns o serveis prestats.
• Tipus impositiu que s’aplica, en forma de percentatge o de fracció.

Quan serà obligatori l’ús de la factura electrònica?

A l’hora de parlar de la implementació i l’ús de la factura electrònica per part d’autònoms i empreses cal citar dues normes: la Llei crea i creix i la Llei antifrau.

Llei crea i creix

La Llei crea i creix (Llei 18/2022, de 28 de setembre, de creació i creixement d’empreses), impulsada pel Ministeri d'Economia, Comerç i Empresa, busca, entre d’altres objectius, modernitzar l’intercanvi professional de documents. Per fer-ho, estableix l’obligació de la factura electrònica a través d’un software homologat per l’Agència Tributària. La normativa també inclou l’obligació de reportar els estats de les factures en un termini de quatre dies.

Si bé la Llei crea i creix va ser aprovada l’any 2022, no han començat els terminis d’aplicació per a l’ús de la facturació electrònica perquè n'està pendent la publicació del reglament corresponent. Els terminis d’implementació seran d’un any des de la publicació del reglament per a autònoms i empreses amb facturació superior a vuit milions d'euros i de dos anys per a la resta d’autònoms i empreses. 

Per complir amb el que estableix la Llei crea i creix, tots els autònoms i les empreses hauran d’enviar les factures en format electrònic i permetre'n l’accés durant un període de quatre anys, tenint en compte que l’incompliment d’aquestes normes serà sancionat amb una infracció administrativa, com ara des de l'apercebiment fins al pagament de multes de fins a 10.000 euros, en funció del tipus d’infracció.

Llei antifrau

A més, per als professionals autònoms i les empreses, cal tenir en compte també la Llei antifrau, en què es preveu que ambdós subjectes hagin de comptar amb un programa de facturació compatible amb la plataforma en línia Verifactu, que és el sistema impulsat per Hisenda per garantir que les dades generades no s’alterin i s’asseguri una adequada traçabilitat de les factures. Els preceptes següents seran d’obligat compliment per a autònoms i empreses en aquestes dates:

• Juliol de 2025. Les empreses que es dediquin a produir o distribuir programes de facturació només podran vendre software homologat segons els nous requisits de la Llei antifrau.
• Gener de 2026. Totes les empreses hauran d’haver canviat el seu software i comptar amb programes de facturació que compleixin els requisits de la Llei antifrau.
• Juliol de 2026. Els autònoms hauran d’haver canviat el seu software i comptar amb programes de facturació d’acord amb la Llei antifrau.

Com poden autònoms i empreses preparar-se per a la factura electrònica

La facturació electrònica per a autònoms i empreses és un pas clau en la transformació digital, ja que elimina l’ús de factures en paper i millora la gestió de la comptabilitat. Per complir amb els terminis legals i adaptar els seus processos, els negocis poden recórrer a eines digitals i aprofitar els ajuts del Kit Digital. 

Kit Digital: suport per a la factura electrònica

El Kit Digital és un programa d’ajuts finançat pels fons Next Generation EU. Permet a autònoms i empreses accedir a solucions digitals, com ara un software de facturació electrònica, i facilitar-ne la implantació sense cost addicional.

Com es sol·licita el Kit Digital? A través de Red.es, que és l’entitat que s'encarrega de la gestió. L’ajut es rep en forma de bo digital de 3.000, 6.000 o 10.000 euros, segons el nombre d’empleats. El Govern ha ampliat el termini de sol·licitud fins al 31 d’octubre de 2025, per permetre que més autònoms i empreses puguin accedir a aquest finançament.